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Opinions 待辦事項清單內的「權力關係」!運用創造8成價值的「2成」時間,解決腦袋打結問題

待辦事項清單內的「權力關係」!運用創造8成價值的「2成」時間,解決腦袋打結問題

待辦事項清單內的「權力關係」!運用創造8成價值的「2成」時間,解決腦袋打結問題
Photo by Pixabay
By NAE
January 08, 2020

保證正確的優先程度設定方法
①緊急的陷阱
◎待辦事項清單內含「權力關係」

製作待辦事項清單時,寫出「待辦事項」、「期限」、「預估作業時間」後,為了決定著手處理的先後順序,想必最後會設定「優先程度」。這時,各位應該會基於「主管交辦」、「工作需要」等考量,而把待辦事項清單的作業項目全數設定為「高」,對吧?其實,當我還是個菜鳥顧問時就是如此。結果,我把本該優先處理的作業向後推延,最後被罵得狗血淋頭。

如果能如期完成全部作業倒也罷了,要是時間有限,難以達成任務,就得設定不同的優先程度。這時究竟該怎麼做才好呢?說明具體方法之前,先告訴各位一個重要的前提,那就是「待辦事項清單絕不可能空白」的事實。對公司而言,你的時間為寶貴的經營資源,因此主管為了不讓身為部下的你擁有「空檔時間」,往往丟一堆工作給你。只要存在這樣的權力關係,你的待辦事項清單絕不會空白。

而且,更可惡的是當中有些主管,就是以不讓你閒著為目的,於是盡丟些無助於成果,毫無價值可言的作業給你。換句話說,即使是主管交辦.指示的作業,也得查驗一下:「真的能創造價值嗎?」

即使是客戶的要求,只要根本不重要,生產力超高的外商顧問也會向客戶說明個中原委,然後加以婉拒,或是降低優先程度,藉此將寶貴的時間留給值得處理的工作。具體而言,究竟該怎麼做才好呢?

 

◎不隨期限壓力起舞

重點就在於不隨「期限壓力」起舞。一般而言,優先程度可根據對成果貢獻大小的「重要度」,以及到期前剩餘時間多寡的「緊急度」,分成「①重要且緊急」、「②雖然重要,但並不緊急」、「③雖然不重要,但是緊急」、「④不重要且不緊急」四大類。

大部分的人,往往最先處理「①重要且緊急」,其次則是「②雖然重要,但並不緊急」和「③雖然不重要,但是緊急」,最後才處理「④不重要且不緊急」。

不過,這時應該注意的是「③雖然不重要,但是緊急」。這類作業就是所謂「急件委託」的一種,應該延後或放棄處理。因為大家極有可能一聽到「緊急」二字就隨之起舞,進而過度提高優先程度。基於「交件期限緊迫」的原因,於是優先處理並不重要的作業,等同於將寶貴的時間,投注於無法創造價值的作業上。

比起緊急度,「基於何故?為了誰?」、「真的能連結成果嗎?」等重要度,其實更是要緊許多。只要保有這樣的觀點,將能提前完成作業。如此一來,內心餘裕油然而生,進而得以撥出時間處理「②雖然重要,但並不緊急」的工作。

◎相較於緊急度,更該憑重要度判斷優先程度

如上所述,大家不妨經常把時間分配給「能連結成果的作業」,同時判斷優先程度時,與其看緊急度,更該根據重要度。要是過度在意期限壓力,不斷窮於應付「急件委託」,本該執行的工作將毫無進展,就此結束一天。聽到「緊急」二字時,更該聚焦重要度,然後釐清優先程度。

POINT:相較於「緊急度」,更該憑「重要度」判斷優先程度。

 

作業不卡關的訣竅
②作業效率化
◎以帕累托法則反覆進行「兩成短跑」

一直持續相同作業後,雙手的動作及腦袋的運轉將陷入停頓,這種「卡住」的經驗,想必大家都曾經有過吧。想得越多越深入,越是往遣詞用字或細微表現等細枝末節鑽牛角尖,結果耗費許多時間,效率一落千丈。然而,時間相當有限,因此必須盡早擺脫卡關狀態,讓自己保有超高的工作效率。

生產力超高的外商顧問都是如何切換自己的狀態呢?在此推薦一種方法,就是活用「以兩成付出,創造八成價值」的帕累托法則(Pareto principle)。只要仔細觀察,將發現兩成時間創造八成價值的情形,其實相當之多。

舉例來說,花一小時製作資料時,一開始用幾分鐘寫出的草稿,即可創造八成的資料價值。此外,觀察作業效率本身,多半也是以最初兩成時間的作業效率最佳。基於此故,只要切換處理中的題材,便能運用俗稱「活腦」的人類特質,壓縮效率偏低的八成時間,同時增加效率超高的兩成時間。換句話說,就是反覆進行以兩成時間為段落,改做其他作業的「兩成短跑」。

打個比方來說,各需一小時的三項作業,可調整為「兩成短跑」的方法如下:

調整前……A(一小時)→B(一小時)→C(一小時)

調整後……A—1(十五分)→B—1(十五分)→C—1(十五分)→A—2(十五分)……

調整的重點,就是以15分鐘為單位,將作業分割成數個段落,而每個作業段落之間,皆穿插兩三分鐘的短暫休息。

另外還有一種方法,就是每25分鐘暫停一下,藉此確保專注力的「番茄工作法」(pomodoro technique)。「pomodoro」為「番茄」的義大利文,由於提倡者法蘭西斯科.西里洛(Francesco Cirillo)很愛使用番茄造型的廚房計時器,於是以番茄命名。這個「番茄工作法」的應用版正是「兩成短跑」。

這種方法的好處,就是可以訂出綜觀整體作業的時間點。吃過午餐,返回工作崗位,然後綜觀整體作業的瞬間,突然察覺:「啊!這麼做就行了。」像這樣從「腦袋打結」的狀態中豁然開朗的經驗,想必大家都曾經有過吧。強制.刻意營造這種狀況,壓縮「腦袋打結」的時間,正是「兩成短跑」的關鍵重點。就算執行中的作業只有一項,也要每隔十五分鐘休息兩三分鐘,如此一來,將能獲得相當類似的效果。就我個人的經驗而言,只要活用這個方法,原本總共得花三小時的工作,大約能壓縮於兩個半小時之內完成。

◎切勿過度執著於「單工作業」

如上所述,各位不妨活用「兩成短跑」,讓作業效率維持巔峰狀態。據說人類並不拿手多工作業,不過,要是因此執著於單工作業,結果導致「腦袋打結」的時間增加,根本是本末倒置。就請累積創造八成價值的兩成時間,進而提高工作的品質和效率。

POINT:反覆運用創造八成價值的「兩成」時間。

 

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本篇文章由商周出版提供,全文摘自《頂尖外商顧問的超效問題解決術 :教你搞定任性主管、刁難客戶,解決無理難題,提升3倍工作效率的43則實戰策略》一書。

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